Managementassistent bij Instituut voor de Media

Instituut voor de Media | Sluitingsdatum: 26-09-2021

-

We zoeken een stressbestendige en (pro)actieve secretariële collega!

Als managementassistent/secretaresse bij het Instituut voor Media zorg je voor alle administratieve ondersteuning van de instituutsdirecteur. Je doet dat aanvullend aan de werkzaamheden van de senior-managementassistente en de andere ondersteuners; drie in totaal.

Over de werkplek

Onze thuisbasis is de Heidelberglaan 15 op het Utrecht Science Park. Net als de directeur en andere collega’s werk je hier vanaf een flexibele werkplek tussen docenten en andere ondersteunende medewerkers. Dat betekent dat je werkt in een gezellig, levendig en soms een tikje rumoerig organisatieklimaat. We hechten aan de informele omgang die we met elkaar hebben, maar ook aan correcte en diplomatieke formele communicatie waar dat gewenst is met contacten binnen de hogeschool of met onze vele partners in bv. het bedrijfsleven, de journalistiek, maar ook in bestuur en politiek.

Op de tweede etage vind je onze onderwijsruimten, tv- en radiostudio’s, werkplaatsen, andere faciliteiten en de flexibele werkplekken voor onze medewerkers. In verband met COVID-19 werken we momenteel veel vanuit huis.

Wat je gaat doen

Je zorgt voor de secretariële en administratieve ondersteuning van de instituutsdirecteur. Je doet dat aanvullend aan de werkzaamheden van de andere ondersteuners. Denk hierbij aan veelzijdige werkzaamheden zoals agendabeheer, het onderhouden van onze relaties binnen en buiten de HU, plannen van overleggen met teams, afhandelen van een goede, nette correspondentie, bestellingen plaatsen, mede-organiseren en ondersteunen van evenementen en meetings incl. catering, regelen van zaken rondom startende, jubilerende of vertrekkende collega’s.

Verder zien we jouw creatieve bijdrage graag terug in het verzorgen van bv. de nieuwsbrief, het bijhouden van de website of wellicht verras jij ons met jouw talent?

Wat jij hebt

  • Een mbo-diploma en minimaal twee jaar ervaring als ondersteuner (helemaal mooi als dat in het hoger onderwijs is/was) op organisatorisch en secretarieel gebied
  • Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
  • Je kunt goed uit de voeten met Office- en eventueel andere programma’s en bent digitaal vaardig. Nieuwe systemen maak je je snel eigen.
  • Je hebt een pragmatische en flexibele werkhouding

Wie je bent

  • Je bent klantgericht, accuraat en hebt een goed geheugen
  • Je werkt zelfstandig en (pro)actief, begrijpt waar complexe of vertrouwelijke zaken tact en overleg vragen en weet de juiste zaken tot prioriteit te maken
  • Je bent stressbestendig, flexibel maar ook vastberaden en kunt goed meekomen in een levendige, soms wat rumoerige organisatie als de onze.

 Het Instituut voor Media

Ons instituut telt 2.400 studenten en bestaat uit de opleiding Communication and Multimedia Design (CMD), de School voor Journalistiek (SvJ), de masteropleiding Data-driven Design en een divers aanbod van onderwijs en de scholing van reeds in de praktijk werkzame professionals.  De afgelopen vijf jaar hebben we werk gemaakt van vergaande onderwijsvernieuwing. Ons onderwijs staat midden in de beroepspraktijk en we werken veel en succesvol samen met partners in de creatieve industrie en de journalistiek. Er is sprake van een dynamische en veranderlijke omgeving waar we op informele, directe en betrokken wijze met elkaar overleggen en ja: best ook wel hard werken. 

Wat wij je bieden

Je krijgt een jaarcontract (D4) met kans op verlenging voor een omvang van 0,6 ft. Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is minimaal €2.273,10 en maximaal €3.077,54 (schaal 7). Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%. Wij hebben een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en kortingen bij andere verzekeringen, aanschaf software en fitness. 

Solliciteren

Ben je enthousiast geworden? Dan kun je tot en met 26 september uitsluitend online solliciteren. Gesprekken vinden plaats in week 39-40. Wil je eerst meer informatie over deze functie, neem dan contact op met Sabrina Luppers, senior managementassistente IvM, via sabrina.luppers@hu.nl.

Meer informatie over werken bij Hogeschool Utrecht is verder te vinden op www.werkenbijhu.nl

Vanuit de overtuiging dat diversiteit bijdraagt aan ons onderwijs en onderzoek, worden kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en beperkingen met nadruk uitgenodigd om te solliciteren.

De HU is een transparante organisatie door open communicatie met elkaar en onze omgeving. De besturingsfilosofie van de HU is gebaseerd op het werken in teams. Uitgangspunt in de samenwerking is dat we onze kennis delen en doen wat we beloven, in- én extern. Dat betekent dat we elkaars verschillende competenties en expertises consistent erkennen, gebruiken, delen en versterken. Zodat we er met elkaar uit halen wat er in zit. Hogeschool Utrecht is een kennisorganisatie. Met hoogwaardig onderwijs en onderzoek werken we aan innovatie en professionalisering van de beroepspraktijk en aan de persoonlijke ontwikkeling van talent. Daarmee dragen we bij aan de sociale, culturele en economische ontwikkeling van een open, rechtvaardige en duurzame samenleving. De HU leidt gemotiveerde studenten op van 17 tot 67 jaar. Het gaat dus niet alleen om instromers op de arbeidsmarkt, maar ook om mensen die al werken en hun kennis en vaardigheden willen actualiseren, verbreden of verdiepen. De maatschappij heeft immers behoefte aan professionals die zich blijven(d) scholen. We hebben een breed opleidingsaanbod dat vrijwel alle (beroeps)sectoren bestrijkt en zijn één van de grootste aanbieders van post-initieel onderwijs en masterstudies.
Met 3500 medewerkers vormen we een grote organisatie waarin de menselijke maat centraal blijft staan. De HU heeft vestigingen in de steden Utrecht en Amersfoort. Het Seminarium van Orthopedagogiek organiseert landelijk onderwijsactiviteiten vanuit standplaats Utrecht.

Solliciteer