Directiesecretaris

Institute for ICT | Sluitingsdatum: 19-10-2020

Ben jij die stevige, gestructureerde secretaris met overzicht, daad- en verbindingskracht? Word jij graag de nieuwe rechterhand van de instituutsdirecteur en tevens de spin in het web aangaande studentzaken, kwaliteits- en besluitvormingsprocessen?

In het kort

Binnen het onderwijs zijn kwaliteitsborging & procesbeheersing belangrijke randvoorwaarden. Een sleutelrol is hierbij weggelegd voor de instituutssecretaris. Dit biedt een mooie kans voor jou om als secretaris met goede kennis van en affiniteit met het primaire onderwijsproces binnen het instituut het verschil te maken. 


Als Directiesecretaris ben je de rechterhand van de instituutsdirecteur en het managementteam (MT) van het instituut, vooral daar waar het gaat om kwaliteitsverbetering- en borging en het optimaliseren van interne procesvoering. Je bent uitstekend op de hoogte van inhoudelijke en bestuurlijke (landelijke) vraagstukken. Je bent goed in staat data te verzamelen en te analyseren. Je combineert taken m.b.t. beleids- en besluitvorming met praktische taken.  

De instituutssecretaris kent een takenpakket dat onder andere bestaat uit het: 

  • Voorbereiden en afhandelen van de MT- overleggen (besluitenlijst, actiepunten, communicatie van besluiten etc.); 
  • Informeren over en bewaken van diverse processen (bijvoorbeeld studiegidsen, assortiment en instituutsjaarplan); 
  • Aanleveren van relevante gegevens en informatie; 
  • Verzorgen van correspondentie ten behoeve van het MT; 
  • Het adviseren over, behandelen en afhandelen van diverse (complexe) studentzaken (verzoeken, beroepen, schadeverzoeken etc.);   
  • Nemen van de lead in de planning- en verantwoordingscyclus, inclusief de voorbereidende dataverzameling; 
  • Faciliteren van de afstemming tussen de instituutsdirecteur met collega-directeuren, de examencommissie, de Instituutsraad, e.d. 
  • Signaleren en beoordelen op relevantie van in- en externe ontwikkelingen op bestuurlijk gebied; 
  • Ondersteunen bij de portefeuilles financiën en kwaliteitszorg, met name het organiseren en uitvoeren van de periodieke evaluaties onder studenten, de kwaliteitsmonitor, kwaliteitsgesprekken, audits, etc.;  
  • Diverse projecten, al dan niet HU breed.  

Wie je bent

  • Je bent proactief, energiek en handelt zelfstandig
  • Je bent accuraat, snel en ook onder werkdruk weet je de juiste prioriteiten te stellen en blijf je goed functioneren
  • Je bent en werkt gestructureerd en helpt het MT om gestructureerd te werk te gaan.   
  • Je bouwt gemakkelijk een netwerk op in een nieuwe omgeving 
  • Je bent leergierig en hebt tegelijkertijd voldoende ervaring en zelfvertrouwen.
  • Je houdt niet van losse eindjes en kunt de oorzaken van knelpunten goed signaleren, analyseren en vlot trekken  

Wat je hebt

  • In bezit van een juridische, bestuurskundige, of bedrijfskundige Masteropleiding
  • Je hebt enkele jaren relevante ervaring in met bestuurlijke en (onderwijs) inhoudelijke vraagstukken
  • Je hebt een uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift
  • Je hebt een resultaatgerichte, klantgerichte en flexibele werkhouding
  • Je hebt kennis van en inzicht in politieke en bestuurlijke verhoudingen en processen

Over de werkplek 

Het instituut ICT is sinds september in een gloednieuw duurzaam pand getrokken met nieuwe labs, een gezellige foodcourt en een Science café. Wat ICT techniek betreft, zitten we aan het front! Zo leiden we studenten op voor de toekomst, onder andere gericht op Block-chain, A.I., AR, big-data, Robotica. Het instituut kent zon 1700 studenten en is constant in ontwikkeling waarbij er steeds meer ruimte is voor zelfsturende teams, nieuwe uitstroomprofielen en innovatieve didactische concepten. We bieden een allround en actueel programma aan met als doel om onze studenten voor te bereiden op te toekomst. Momenteel onderzoeken we mogelijkheden om ons masteraanbod uit te breiden, verrichten we wetenschappelijk onderzoek, houden we nauwgezet contact met bedrijven en zijn we op de hoogte van de nieuwste ICT-ontwikkelingen. Kortom, we werken hecht samen met de praktijk en zoeken daarbij de nadrukkelijke verbinding met de academische wereld. Dit vraagt om een dynamische en onderzoekende instelling waarbij je veel vrijheid krijgt, maar waar ook veel van je wordt verwacht. Flexibiliteit komt bij ons van twee kanten, waarbij een ondernemende en professionele houding wordt beloond met professionele ontwikkelmogelijkheden.

Je arbeidsvoorwaarden 

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (D3) met een omvang van 0,8 fte. Een kleinere aanstelling is bespreekbaar. Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is minimaal 3.658,64 en maximaal 5.026,95 (schaal 11). Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%. Wij hebben daarnaast uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden, een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en leuke extra's zoals een fietsplan en kortingen bij andere verzekeringen, software en sportfaciliteiten. 

Solliciteren 

Denk jij dat jij en de HU een goede match zijn en ben je enthousiast geworden? Dan kun je tot en met 19 oktober uitsluitend online solliciteren. De gesprekken zullen 29 oktober plaatsvinden. Vanwege de huidige omstandigheden zal dit mogelijk via Skype/Teams zijn. Een pre-employment screening kan deel uitmaken van de procedure.

Wil je meer informatie over deze functie neem dan contact op met Dajo Roorda, instituutssecretaris IICT, via dajo.roorda@hu.nl.
Meer informatie over werken bij Hogeschool Utrecht is verder te vinden op www.werkenbijhu.nl.

Wat verder belangrijk is
Bij voldoende potentiele kandidaten wordt deze vacature eerder gesloten, reageer dus zo snel mogelijk als je denkt de juiste kandidaat te zijn.

De HU is een transparante organisatie door open communicatie met elkaar en onze omgeving. De besturingsfilosofie van de HU is gebaseerd op het werken in teams. Uitgangspunt in de samenwerking is dat we onze kennis delen en doen wat we beloven, in- én extern. Dat betekent dat we elkaars verschillende competenties en expertises consistent erkennen, gebruiken, delen en versterken. Zodat we er met elkaar uit halen wat er in zit. Hogeschool Utrecht is een kennisorganisatie. Met hoogwaardig onderwijs en onderzoek werken we aan innovatie en professionalisering van de beroepspraktijk en aan de persoonlijke ontwikkeling van talent. Daarmee dragen we bij aan de sociale, culturele en economische ontwikkeling van een open, rechtvaardige en duurzame samenleving. De HU leidt gemotiveerde studenten op van 17 tot 67 jaar. Het gaat dus niet alleen om instromers op de arbeidsmarkt, maar ook om mensen die al werken en hun kennis en vaardigheden willen actualiseren, verbreden of verdiepen. De maatschappij heeft immers behoefte aan professionals die zich blijven(d) scholen. We hebben een breed opleidingsaanbod dat vrijwel alle (beroeps)sectoren bestrijkt en zijn één van de grootste aanbieders van post-initieel onderwijs en masterstudies.
Met 3500 medewerkers vormen we een grote organisatie waarin de menselijke maat centraal blijft staan. De HU heeft vestigingen in de steden Utrecht en Amersfoort. Daarnaast worden de activiteiten van het Seminarium voor Orthopedagogiek regionaal georganiseerd vanuit de regiokantoren.

Solliciteer